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E-Mails und Nachrichten
Erhalten Sie eine unsichtbare Kopie der Buchungs-E-Mails, die Ihre Gäste bekommen, und erfahren Sie, welche Einstellungen der Registerkarte Kommunikation wirklich etwas bewirken.
4 Min. Lesezeit
Auf der Registerkarte Kommunikation eines Buchungskalenders legen Sie fest, wer eine Kopie der E-Mails bekommt, die Ihre Venue verschickt. So landet jede Buchungsbestätigung auch in Ihrem eigenen Postfach, ohne dass Ihre Gäste es merken. Die Registerkarte hat sechs Einstellungen, aber nur die BCC-E-Mail und das Kontrollkästchen Nachrichten aktivieren bewirken heute wirklich etwas. Dieser Artikel sagt Ihnen, was jede Einstellung tut.
Was diese Registerkarte heute bewirkt
- BCC-E-Mail schickt Ihnen eine unsichtbare Kopie der E-Mails, die das System im Namen Ihrer Venue verschickt. Sie wirkt zusammen mit dem Kontrollkästchen Nachrichten aktivieren. Siehe Eine Kopie Ihrer E-Mails erhalten.
- BCC-E-Mail ist außerdem die Adresse, die von neuen Party- und Event-Anfragen erfährt, wenn Sie keine eigene Adresse festgelegt haben. Die Zusammenfassungs-E-Mail ist dafür die zweite Wahl. Siehe Party- und Event-Anfragen.
- Tägliche Zusammenfassung senden, Kommunikationssprache und E-Mail-Erinnerung (Tage) verschicken oder verändern heute nichts. Siehe Einstellungen, die noch nichts bewirken.
Eine Kopie Ihrer E-Mails erhalten
- Klicken Sie im Menü links auf Buchungskalender. Klicken Sie Ihren Kalender an und öffnen Sie die Registerkarte Kommunikation.
- Achten Sie darauf, dass bei Nachrichten aktivieren (1) ein Häkchen gesetzt ist. In einem neuen Kalender ist es gesetzt. Ohne Häkchen wird keine Kopie verschickt.
- Tragen Sie eine E-Mail-Adresse in BCC-E-Mail (2) ein, zum Beispiel buchungen@ihrrestaurant.de.
- Klicken Sie auf Speichern (3). Die grüne Meldung Gespeichert. bestätigt es.
Ab jetzt gehen die E-Mails, die das System im Namen Ihrer Venue verschickt, auch an Ihre Adresse in BCC (verdeckte Kopie). Dazu gehört die Bestätigungs-E-Mail, die ein Gast nach der Online-Buchung bekommt, und weitere E-Mails, die für Ihre Venue verschickt werden, etwa Gutschein-E-Mails. Die Änderung wirkt sofort; es gibt nichts zu veröffentlichen.
Um die Kopien zu beenden, leeren Sie das Feld BCC-E-Mail und klicken auf Speichern, oder nehmen Sie bei Nachrichten aktivieren das Häkchen heraus und klicken auf Speichern.
Tipp
Sollen zwei oder mehr Personen die Kopien bekommen? Bitten Sie Ihren E-Mail-Anbieter um eine gemeinsame Adresse, die an alle weiterleitet, zum Beispiel buchungen@ihrrestaurant.de, und tragen Sie diese ein. Das Feld nimmt nur eine Adresse auf.
Gut zu wissen
Buchungen, die Ihr Team selbst in der Buchungsverwaltung einträgt, lösen keine Bestätigungs-E-Mail aus. Für sie gibt es also auch keine Kopie.
Was Ihre Gäste sehen
Für Ihre Gäste ändert sich nichts. Sie erhalten ihre Bestätigung wie bisher. Ihre Adresse ist verdeckt — Gäste können sie nicht sehen, und sie wird dem, was sie erhalten, nicht hinzugefügt.
Den Wortlaut der Bestätigungs-E-Mail legen Sie nicht hier fest. Sie können ihn im Menü links unter E-Mail-Vorlagen Studio ändern, in Tarifen, die das enthalten.
Party- und Event-Anfragen
BCC-E-Mail hat noch eine zweite Aufgabe. Sendet ein Gast eine Event- oder Party-Anfrage, informiert Clava Ihr Team per E-Mail (wenn in der Standort-Einrichtung die E-Mails an Mitarbeiter eingeschaltet sind). Haben Sie in der Standort-Einrichtung keine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen für diese Anfragen eingetragen, nimmt Clava die BCC-E-Mail Ihres Buchungskalenders. Ist sie leer, nimmt es die Zusammenfassungs-E-Mail, und ist auch diese leer, die Kontakt-E-Mail Ihrer Venue. Siehe Festlegen, wer informiert wird.
Das funktioniert auch, wenn Nachrichten aktivieren nicht angekreuzt ist.
Einstellungen, die noch nichts bewirken
Vier Einstellungen auf dieser Registerkarte sehen aus, als würden sie E-Mails verschicken, aber heute tut es keine. Sie können sie lassen, wie sie sind.
| Einstellung | Was sie heute bewirkt |
|---|---|
| Tägliche Zusammenfassung senden (1) | Nichts. Es wird keine tägliche Zusammenfassung verschickt, ob das Kästchen angekreuzt ist oder nicht. |
| Kommunikationssprache (2) | Nichts, was Sie sehen könnten. Sie ändert die Sprache keiner E-Mail. Gäste bekommen ihre Bestätigung immer in der Sprache, die sie auf der Buchungsseite gewählt haben. |
| E-Mail-Erinnerung (Tage) (3) | Nichts. Vor einer Buchung wird keine Erinnerung verschickt, egal welche Zahl Sie eintragen. |
| Zusammenfassungs-E-Mail (4) | Es wird keine Zusammenfassung an sie geschickt. Sie dient nur als zweite Wahl für E-Mails zu Party- und Event-Anfragen, siehe oben. |
Der Hilfetext unter Nachrichten aktivieren spricht von einem Portal, über das Gäste Ihnen schreiben. In der Praxis hat das Kontrollkästchen eine einzige Wirkung: Es schaltet die BCC-Kopie ein oder aus. Nehmen Sie das Häkchen heraus, schalten Sie nichts ab, was Ihre Gäste tun können.
Wichtig
Verlassen Sie sich nicht auf E-Mail-Erinnerung (Tage), um Gäste an ihre Buchung zu erinnern. Es wird keine Erinnerung verschickt. Brauchen Sie Erinnerungen, melden Sie sich selbst bei Ihren Gästen.
Wenn Clava die Adresse ablehnt
Clava prüft die Adressen vor dem Speichern. Ist BCC-E-Mail (oder Zusammenfassungs-E-Mail) nicht genau eine gültige Adresse — zum Beispiel zwei durch ein Komma getrennte Adressen, eine Adresse mit einem Namen davor oder ein Leerzeichen darin —, wird nichts gespeichert. Oben erscheint die rote Meldung Nicht gespeichert, und unter dem Feld steht ein roter Text: Geben Sie genau eine gültige E-Mail-Adresse ein (ohne Namen, Kommas oder Leerzeichen) oder lassen Sie das Feld leer.
Korrigieren Sie die Adresse und klicken Sie erneut auf Speichern. Diese Prüfung schützt Sie: Eine falsche Adresse könnte dazu führen, dass Ihre Bestätigungs-E-Mails gar nicht mehr verschickt werden.
Gut zu wissen
- Speichern auf dieser Registerkarte speichert den ganzen Kalender, auch das, was Sie auf den Registerkarten Allgemein und Buchungsregeln geändert haben. Hat eine davon einen Fehler, springt Clava zu dieser Registerkarte und zeigt dort die rote Meldung.
- Eine nicht gespeicherte Änderung geht verloren, wenn Sie die Seite verlassen oder einen anderen Kalender wählen.
- Ein neuer Kalender startet mit gesetztem Häkchen bei Nachrichten aktivieren und leerer BCC-E-Mail. Niemand bekommt also eine Kopie, bis Sie eine Adresse eintragen.